L’art du rangement … de l’information

On entend beaucoup parler de l’art du rangement appliqué à sa maison, ses vêtements, ses papiers… notamment grâce à la méthode de Marie Kondo. Mais on parle plus rarement de l’art de ranger toutes les informations utiles que l’on peut glaner au cours d’une journée.

Et pourtant, à mes yeux, ce type de rangement est tout aussi important !

Au secours, il y a trop d’informations !

Sauf à vivre déconnectés du monde, nous sommes tous confrontés à un problème de taille : le fait d’être submergé par des tas d’informations (via les mails, les sms, les réseaux sociaux, les bons plans des copines, les pépites trouvées dans un article ou en regardant une émission…).

A cela s’ajoute un autre problème : on ne sait généralement pas quoi en faire ! Cela vient alors encombrer notre esprit et saturer un peu plus notre mémoire.

Par exemple, une amie te donne une super idée de restaurant. Génial ! Tu vas garder cette information tant bien que mal dans un coin de ta tête en attendant d’en avoir besoin le jour où tu voudras passer une super soirée en tête à tête avec ton amoureux. Sauf qu’en attendant, cela encombre une partie de ta mémoire ou pire, tu ne t’en souviendras plus le jour où tu en auras besoin.

Et encore, on va dire que là, ça ne concerne pas une information d’une énorme importance. Ce serait bien plus dommageable de passer à côté du nom d’un super ostéopathe ou d’une baby-sitter en or !

Pourquoi avoir un bon système de rangement de l’information ?

L’idée est d’avoir un super système qui te permette de traiter et de ranger n’importe quelle information. Et ce, sans trop d’efforts. Sinon, tu tiendras quelques semaines et après, retour à la case départ !

Une bonne méthode de rangement va te permettre de :

• gagner beaucoup de temps car plus besoin de s’évertuer à chercher l’information… tu es capable de la retrouver hyper vite et très efficacement
• être bien plus efficace. Par exemple, dès que j’ai une idée de cadeau pour l’anniversaire de mon conjoint, même si c’est 6 mois avant la date, je range cette information. Et crois-moi, je suis bien contente de la retrouver quelques semaines avant le jour J ! Je me casse beaucoup moins la tête.
• diminuer ta charge mentale et d’être ainsi plus zen. Tu auras le sentiment d’avoir l’esprit léger, désencombré d’un tas de trucs.

Quel bonheur de pouvoir aller se coucher chaque soir l’esprit tranquille !

Comment avoir un super système de rangement de l’information ?

La technique très efficace que j’utilise repose sur 3 aspects :

1 – Avoir des listes pour à peu près tout :

Et oui, c’est tout simple. Pas besoin d’aller chercher midi à quatorze heures ! Il suffit « juste » d’avoir des listes pour chaque thématique qui t’intéresse… en plus de ton indispensable todo list bien sûr 😉

Voici un aperçu des miennes sachant que ce n’est pas exhaustif :

• livres à lire par thématique (développement personnel, biographies, santé, romans…)
• séries et films à voir en distinguant ceux à regarder à deux, avec mon chéri, et ceux à voir seule. Et oui, on ne peut pas avoir les mêmes goûts pour tout
• restaurants à faire par ville.
• musées, expositions, visites à faire près de chez moi, dans le reste de la France et pour les pays que je convoite. Pour les sorties près de chez moi, j’ai même ajouté des critères du type : à faire si pluie, si beau temps, à faire quand mes parents viennent…
• randonnées à faire avec une indication de niveau de difficulté (facile/moyen/difficile). A savoir que j’habite dans une région montagneuse et que le niveau peut vite être élevé. Cela me permet de filtrer en fonction de qui nous accompagne en randonnée.
• liste de professionnels de confiance par type de métiers : bâtiment, ostéopathes, médecins, notaires…
• applications à tester et ce, par thématique (organisation / relaxation / santé…)
• idées de cadeaux par personne (mon conjoint, mon fils, mes parents …)
• recettes de cuisine à tester : là encore, c’est un très bon rempart lorsque l’on manque d’inspiration et qu’on en a marre de toujours manger la même chose.
• l’inévitable liste de courses que je n’ai pas sous excel pour le coup mais dans une application sur mon téléphone portable.
• citations que j’aime, classées par thématique et que je relis si j’en ressens le besoin.
• liste des challenges que j’aimerais relever un jour. Par exemple : faire une semaine de jeûne, courir un semi-marathon…
• mes « rêves » à réaliser comme nager avec des dauphins, manger dans un restaurant étoilé, aller voir les plus beaux volcans du monde…

Comme tu peux le voir, cela fait un sacré paquet de listes ! Et encore, je n’ai pas tout mis. J’espère que cela t’aura donné des idées.

Le plus simple pour moi est de les avoir sous excel car cela me permet de faire des tris si nécessaire et d’ajouter de l’information (lien internet pour les recettes par exemple). Mais tu peux très bien regrouper tes listes dans un carnet ou dans une application. Le tout est d’utiliser un système qui te correspond et que tu es sûr(e) d’utiliser.

2 – Avoir un système de récupération de l’information :

C’est bien d’avoir des listes mais encore faut-il avoir un système pour les alimenter.

A chaque fois que j’estime que c’est intéressant de conserver l’information (endroit à visiter, livre hyper intéressant à lire…), je m’envoie un mail sauf si je suis devant mon ordinateur. Pas besoin d’écrire un roman. Je mets le strict nécessaire en objet du mail : par exemple, le titre d’un livre, le nom d’un médecin et sa spécialité…

Et ensuite, le soir, au moment où je regarde mes mails de la journée, j’en profite pour récupérer « mes pépites du jour » et je les range dans la liste appropriée. Je t’accorde que cela demande un minimum de discipline. Me concernant, je le fais depuis tellement longtemps et j’en tire tellement de bénéfices que c’est devenu un automatisme.

Si tu as peur de ne pas prendre le pli, projette-toi le jour où tu auras besoin de l’info et ressens la satisfaction que tu auras à l’avoir retrouvée facilement.

3 – Pour retrouver toutes tes listes en un clin d’œil :

Maintenant, on peut vite avoir des listes de partout ! Et ce serait un comble de les perdre ou de mettre du temps à les retrouver !

Le conseil que je peux te donner est d’utiliser autant que possible le même support et de rassembler tes listes au même endroit.

Par exemple, cela peut être le fait de regrouper un maximum de listes sous un seul fichier excel et d’avoir un thème par onglet. Si tu préfères la version papier, pourquoi ne pas avoir un cahier ou un classeur avec des intercalaires.

Pour conclure sur l’art de ranger l’information :

Voilà, j’espère que cela t’aura éclairé sur :

• comment désencombrer ton esprit de toutes ces infos qui nous bombardent à longueur de journée,
• et comment avoir un système de rangement simple et efficace pour pouvoir garder celles qui sont vraiment être utiles !

Et toi ? Quel est ton système de rangement ? As-tu également recours à des listes ? N’hésite pas à partager lesquelles et le support que tu utilises.

Enfin, si tu veux aller plus loin, je te propose de bénéficier de mon diagnostic sur ta gestion du temps. Cela va te permettre :

• d’avoir un état des lieux de ce qui pénalise actuellement ta productivité
• et de connaître les leviers à actionner en priorité pour booster ta gestion du temps.

C’est gratuit et sans engagement. Pour cela, il te suffit de réserver un créneau dans mon Calendly.

Sur ce, à très bientôt.

Delphine

Crédit photos : Pixabay – Energepic – Andrea Piacquadio – Bruno Bueno