4 lois du temps pour booster ta productivité

Envie de dompter le temps, d’atteindre tes objectifs de la journée et d’avoir encore de l’énergie le soir pour toi et ta petite famille… Qu’en penses-tu?

C’est ce que je m’attache à faire jour après jour, en m’améliorant petit à petit car il est important pour moi de profiter pleinement de ma vie et d’avoir de la satisfaction pour chaque journée passée.

Mieux maîtriser son temps, cela nécessite en partie de mieux le connaitre afin de déjouer certains pièges. C’est pourquoi je te propose d’aborder 4 lois du temps. Les prendre en compte dans ton quotidien va te permettre de booster ta productivité et d’être plus efficiente, c’est-à-dire tout aussi efficace si ce n’est plus, mais dans un délai plus court.

Lors d’un précédent article, j’avais eu l’occasion d’aborder l’une d’entre elles, certainement la plus connue, à savoir la loi de Pareto ou du 80/20.

Aujourd’hui, on va en aborder 4 autres, toutes aussi utiles.

Productivité et loi de Parkinson :

Qu’est-ce que c’est ?

“Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement”

En d’autres termes, si on a deux heures pour effectuer une tâche, on prendra les deux heures alors que si on n’a qu’une heure, on fera tout pour que ça rentre effectivement en 60 minutes.

Imaginons que tu aies besoin de préparer ta valise pour assister à une série de conférences à l’autre bout de la France. Si tu as tout le weekend pour le faire, alors tu vas prendre le temps nécessaire, et probablement hésiter entre telles ou telles tenues et telles ou telles paires de chaussures. En revanche, si tu reviens de vacances le dimanche soir et que tu dois repartir le lendemain matin, cela va te contraindre à faire ta valise à vitesse grand V. Tu vas aller directement à l’essentiel et ne pas t’appesantir sur certaines futilités.

Comment utiliser cette loi ?

Tu as deux possibilités :

• te mettre volontairement au pied du mur. Par exemple, attendre le dimanche soir pour faire ta valise alors que tu avais tout le weekend pour la préparer. C’est efficace mais à éviter si cela augmente sensiblement ton stress.
• t’imposer des durées courtes. Dans ce cas, tu décides de préparer ton bagage le dimanche matin mais tu te donnes 1 heure maximum pour y parvenir. Je te recommande alors de te chronométrer et de le faire façon « je me lance un défi ». La difficulté ici est de vraiment jouer le jeu et de ne pas déborder.

En résumé, on contracte le temps en obligeant notre cerveau à se mettre en mode « ultra efficace » et à ne pas se perdre dans les détails inutiles.

Selon moi, c’est à appliquer dès lors qu’on ne vise pas l’excellence et qu’un résultat correct est suffisant.  Par exemple, repasser, faire le ménage, rédiger un compte-rendu, préparer une présentation,  cuisiner au quotidien… En revanche,  je te préconise de prendre le temps qu’il faut si tu veux, par exemple, écrire l’œuvre de ta vie, sans toutefois tomber dans les travers du perfectionnisme sous peine de ne jamais publier ton livre.

Productivité et loi d’Illich :

Qu’est-ce que c’est ?

“Après un certain temps, la productivité tend à décroître, voire atteindre des valeurs négatives.”

Si on croule sous le travail et qu’on ne s’accorde aucune pause parce qu’on considère que c’est une perte de temps alors, il y a un moment où on entrave sa productivité. Cela vient du fait qu’après plusieurs heures de boulot, nos performances s’altèrent à plusieurs niveaux :

• Corporelle (grande fatigue…)
• Émotionnelle (irritabilité, agressivité…)
• Intellectuelle (difficulté à se concentrer, à mémoriser, à raisonner…).

Si on tient ce rythme acharné plusieurs semaines voire plusieurs mois, on finit par avancer plus lentement alors qu’on a la sensation de pédaler plus vite…et on risque le burn-out!

Comment utiliser cette loi ?

Pour ne pas tomber dans ce piège, il est impératif d’accorder des moments de répit à notre corps et à notre mental afin de recharger les batteries.

Je t’invite donc à :

• prendre quelques minutes de pause dans le courant de la matinée et de l’après-midi. Certaines sources préconisent de s’arrêter au moins 5 minutes toutes les 45 à 55 minutes. Personnellement, je ne suis pas aussi catégorique tout simplement parce que ce n’est pas toujours possible et ensuite, parce que je préfère prendre 30 minutes de plus pour finir une tâche que de couper mon élan et perdre du temps à me re-concentrer ensuite. Durant ces pauses, n’hésite pas à bouger, faire des mouvements, t’étirer, respirer profondément, boire et te changer les idées. Cela va t’aider à retrouver un maximum d’énergie avant de te plonger dans une nouvelle tâche.

• faire une pause plus importante à l’heure du déjeuner et idéalement, sortir prendre l’air. Résiste à la tentation de manger devant ton ordinateur. Comme on vient de le voir, c’est contre-productif. T’accorder un vrai breack va te permettre d’avoir l’esprit plus frais et plus créatif l’après-midi.

• profiter également des weekends et des vacances pour te reposer et te régénérer.  C’est primordial pour maintenir un bon niveau de productivité dans la durée.

Productivité et loi de Carlson :

Qu’est-ce que c’est ?

“Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois”.

Etre interrompu dans une tâche est moins efficace que de la réaliser d’une traite.

En effet, il est reconnu que cela nous :

• déconcentre, d’autant plus que cette tâche mobilise notre attention
• demande entre une et plusieurs minutes (selon les sources) et une certaine énergie pour retrouver ses idées et le même niveau de concentration.

En résumé, nous avons tout à gagner à être « très focus » sur les projets que nous avons à réaliser.

Comment utiliser cette loi ?

Je t’invite à couper :

• toutes les sources d’interruptions et de distractions autour de toi lorsque tu te lances dans une activité qui mobilise un minimum ton jus de cerveau. Et elles ne manquent pas : téléphone, notifications de mails, collègue qui débarque dans ton bureau, réseaux sociaux…

• l’ensemble des notifications sonores ou visuelles qui nous poussent à consulter notre téléphone ou notre ordinateur. Aller voir l’objet de la notification ne génère pas beaucoup de temps en soi. Par contre, multiplier par 10 ou par 20, cela peut représenter un temps non négligeable à la fin de la journée. En plus, on prend le risque de commencer à répondre aux messages reçus et de laisser tomber ce qu’on est en train de faire.

Productivité et loi de Hofstadter :

Qu’est-ce que c’est ?

“Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter.”

Tu l’auras sans doute vécu à maintes reprises : on met toujours plus de temps que prévu pour accomplir une tâche ou pour mener à bien un projet. Par exemple : rédiger un compte rendu, préparer une réunion, organiser les prochaines vacances, trouver et acheter les cadeaux de Noël pour toute la famille….

Un cas assez typique : le fait de poser une semaine de congé pour réaliser des travaux chez soi (refaire la cuisine, repeindre plusieurs pièces…). Généralement, le planning explose!

Comment utiliser cette loi ?

Il faudrait idéalement prévoir plus de temps qu’initialement prévu pour accomplir une tâche, d’autant plus que le sujet est complexe et que le temps est difficile à prévoir comme effectuer des travaux dans sa maison par exemple.

Tu vas me dire que ça ne va pas dans le sens de la loi de Parkinson qui est de s’imposer des durées courtes. Je te propose donc la solution suivante :

• si la tâche est simple et que tu peux facilement en appréhender le temps, alors impose toi un délai plus court,
• au contraire, si le sujet est complexe et que tu as du mal à estimer le temps :
  • prévois un délai légèrement plus long pour ne pas être frustrée en fin de journée de ne pas avoir terminé ce que tu avais prévu
  • ou alors, décompose ton projet en plusieurs petites étapes sur lesquelles tu pourras plus facilement t’imposer des durées courtes.

En conclusion :

Une fois que l’on a dit tout cela, comment agencer ces lois les unes par rapport aux autres pour être plus efficient ? Voici ma façon de procéder :

• premièrement : agencer sa journée en posant des blocs de temps durant lesquels tu sais exactement ce que tu as à faire. Si la tâche prévue est simple, tu raccourcis le bloc (loi de Parkinson). Si c’est complexe, tu l’allonges un peu (loi de Hofstadter).
• deuxièmement : lorsque tu rentres en « immersion » dans un bloc, tu tiens compte de la loi de Carlson. En conséquence, tu coupes toute source de distraction et d’interruption afin d’être totalement concentrée sur la tâche du moment. L’idée est que ton focus soit au maximum.
• troisièmement : une fois le bloc terminé et avant de passer au suivant, tu te prends un petit temps de détente, histoire de te changer les idées et de recharger les batteries (loi de d’Illich).

Maintenant, il n’y a plus qu’à ! La connaissance ne vaut rien sans l’action. Je t’invite donc à expérimenter une journée type en tenant compte des 4 lois que nous venons de voir.

N’hésite bien sûr pas à me dire ce que tu en penses et une fois mis en pratique, comment cela s’est passé.

Enfin, si tu veux aller plus loin, je te propose de bénéficier de mon diagnostic sur ta gestion du temps. Cela va te permettre :

• d’avoir un état des lieux de ce qui pénalise actuellement ta productivité
• et de connaître les leviers à actionner en priorité pour booster ta gestion du temps.

C’est gratuit et sans engagement. Pour cela, il te suffit de réserver un créneau dans mon Calendly.

Sur ce, à très bientôt 😉

Delphine

Crédit photo : Kaboompics / Silviarita / Geralt / Sdnet01