Les questions à se poser pour être plus efficace

Pourquoi cette thématique?

Tiens, en voilà une bonne question! Tout simplement, parce que se poser des questions et de préférence, les bonnes, présente plusieurs vertus :

• Nous sommes faits d’habitudes. Selon les sources, on consacre 40 à 45% de notre temps quotidien à des actions que nous faisons en mode « pilotage automatique ». On ne s’en rend même plus compte ! Le fait de se poser des questions régulièrement permet de se remettre en question, de nous repousser dans nos retranchements. L’idéal serait d’être « challengé » par un coach aussi souvent que nécessaire. Mais ce n’est bien sûr pas possible. Se poser des questions permet de jouer ce rôle à condition d’être honnête avec soi-même dans les réponses.

• S’interroger permet de prendre du recul, de suspendre le temps, de stopper les ruminations mentales et de porter son attention, non plus sur le problème, mais sur les solutions.

• Je parle de « bonnes » questions parce que la nature de ces dernières est primordiale. Selon, on n’obtiendra pas les mêmes réponses et surtout, on n’effectuera pas les mêmes actions.

Dans cet article, je te propose de voir quelques questions clés à se poser tout au long de la journée dans le but d’être plus productive.

Crédit photos : Ella_87

Les bonnes questions à se poser le matin :

Quelles sont les 3 priorités de ma journée côté pro et côté perso?

Il s’agit là d’une question fondamentale pour s’assurer d’avoir une journée efficace et ne pas se perdre dans tout ce qu’il y a à faire. L’idée est de définir les 3 choses que l’on veut absolument accomplir ce jour : 3 au travail et 3 pour soi. Cela peut être plus que 3 mais on prend le risque d’être frustrée si on ne parvient pas à tout faire.

Je te recommande de l’écrire noir sur blanc dans un cahier, une application ou un document numérique. Pourquoi? Parce que cela permet de mieux ancrer les choses et qu’il est « jouissif » de barrer la priorité une fois qu’elle est effectuée. Personnellement, j’effectue cette priorisation le matin ou parfois le soir pour le lendemain. Je le fais même le week-end.

Dans quel ordre et quand les faire ?

L’idéal est de définir une durée pour chacune de tes priorités et de les inscrire dans ton planning, tels des rendez-vous. Ensuite, le plus efficace est de commencer ta journée par le plus urgent, à défaut par le plus important ou par ce qui demande le plus d’effort. Et ce, pour 2 raisons principales :

• en général, on a plus la patate le matin. Donc, autant être au maximum de sa forme pour effectuer le plus important ou le plus énergivore.

• il existe une loi du temps, la loi de Hofstadter, qui dit que : « les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter. ». Réaliser ses priorités le matin nous assure d’avoir le temps de déborder l’après-midi si besoin.

Après, bien sûr, cela dépend de la dite priorité, surtout si elle est d’ordre personnel et qu’on ne peut s’y consacrer que le soir, après le boulot.

Qu’est-ce qui n’est pas important et que je peux remettre à plus tard?

Quand la todo-list déborde, pas simple de faire du tri ! Il est alors fondamental de se demander ce qui importe vraiment et de reclasser ses tâches par ordre d’importance ou d’urgence de façon à y voir plus clair. «Choisir c’est renoncer»! Par conséquent, il faut avoir le courage de remettre certaines actions à plus tard, même si cela nous frustre. Pour moins de stress, je te recommande de définir le jour où tu reportes les tâches impossibles à faire dans l’immédiat. Le fait de fixer une date va te rassurer et te rendre plus sereine.

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Les bonnes questions à se poser en cours de journée :

Ce que je suis en train de faire est-il vraiment utile ou est-ce juste pour m’occuper?

La nature a horreur du vide et cela se vérifie aussi pour tout ce que l’on a à faire. Pour avoir bonne conscience, on privilégie parfois la quantité à la qualité ou à la pertinence. Cela permet de se dire en fin de journée « wahoo, j’ai fait tout ça! ». Mais est-ce que ce « tout ça » correspond à quelque chose d’absolument vital ? Ou avons-nous juste brassé de l’air? Il peut donc être pertinent de se poser la question du bien fondé de ce que nous sommes en train de faire, là tout de suite, maintenant. Est-ce vraiment utile ou est-ce juste pour me donner le sentiment d’abattre une grosse quantité de travail? N’hésite pas à te créer un rappel via une alarme ou un tout autre moyen afin de te poser la question une à plusieurs fois dans la journée.

Comment puis-je faire telle action de façon encore plus efficace?

On a tendance à faire les choses par habitude et c’est bien normal. Mais il est bon de temps en temps de se remettre en question et de se demander si on ne peut pas être plus efficace. Sur le moment, c’est déstabilisant et cela peut nous faire perdre du temps. Mais quel bonheur ensuite de faire mieux et plus vite!

C’est ce qui m’est arrivé le jour où, dans le cadre de mon travail, j’ai abandonné le cahier pour prendre toutes mes notes sur ordinateur. Avant, il m’arrivait de ne plus savoir à quelle page j’avais écrit les points clés de la réunion d’il y a 15 jours sur le projet LAMBDA. Je perdais du temps à tourner frénétiquement les pages pour retrouver mes fameux écrits. C’était pire si la réunion remontait à plus de 2 mois voire 1 an ou que j’avais dû commencer un nouveau cahier. Mais ça, c’était avant… Maintenant, j’ai tout au même endroit, sous Excel, avec un dossier par onglet. Lorsque j’ai une réunion sur le projet LAMBDA, il me suffit de retourner dans l’onglet du même nom et là, j’ai toutes mes notes des réunions précédentes. Magique! N’hésite pas à le tester sous Excel ou tout autre logiciel/application qui te parle, comme OneNote ou Evernote, surtout si tu trouves qu’Excel, c’est has-been!

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Les questions à se poser en cas de difficulté :

Le problème du « pourquoi » :

Face à une difficulté, on peut se demander pourquoi :

• « ça n’arrive qu’à moi? »
• « n’ai-je pas eu la chance de naître dans une famille riche? »
• « je n’arrive pas à atteindre mon objectif »…

La question du « pourquoi » peut être intéressante face à un problème mais elle a tendance à nous placer dans une posture de victime. Elle nous laisse croire que nous n’avons pas de chance et que nous ne pouvons rien faire face à la fatalité.

La puissance du « comment » :

Pour contrecarrer cela, il est plus pertinent de passer à la question du « comment » :

• « comment faire pour que cela ne se reproduise plus? »
• « quoi mettre en place pour décrocher le job de mes rêves? »
• « comment faire pour avoir plus de temps?»…

A partir du moment où on passe au « comment », le cerveau se met en mode « recherche de solutions ». C’est donc une posture bien plus efficace pour résoudre un problème, évoluer, atteindre ses objectifs….

On peut aussi se poser les questions suivantes :

• “qu’est-ce que je peux apprendre de cette difficulté ?”
• “qu’y a-t-il de positif dans tout ça ?” Sur le coup, on ne voit que le négatif mais rien n’est jamais tout rose ou tout gris. Il y a toujours du bon et du moins bon en toute chose.
• “est-ce que cette situation difficile aura toujours un impact dans 6 mois, 1 an, 3 ans ?” Si la réponse est non, alors il faut très vite passer à autre chose. Notre temps est précieux!

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Les bonnes questions à se poser le soir :

Où en suis-je de mes 3 priorités du jour en pro et en perso?

Je te conseille, le soir, d’effectuer un petit bilan de ta journée :

• Qu’est-ce que j’ai réussi à faire, à ne pas faire?
• Qu’est-ce qui a bien marché, pas bien fonctionné?
• Sur quel point dois-je encore m’améliorer?

Bref, il s’agit d’un état des lieux très objectif, sans porter de jugement, ni culpabiliser sur ce qu’on a dû mettre de côté. L’idée est de comprendre ce qui n’a pas marché et de se demander comment faire pour y arriver demain. C’est un processus par petits pas qui permet, à la longue, de vraiment s’améliorer à condition de jouer le jeu et d’oser changer certaines de nos habitudes.

Qu’est ce que j’ai appris aujourd’hui?

C’est une question que j’adore me poser parce que j’ai à cœur d’apprendre chaque jour. A l’âge adulte, et encore plus lorsqu’on a atteint une bonne maîtrise de son métier, le risque est de s’encroûter. Cela «me fait peur» personnellement. C’est pourquoi, depuis quelques années, je me forme quasiment tous les jours sur les domaines qui me passionnent et j’apprécie de me dire, le soir, que j’ai découvert telle ou telle chose.

Pour qui ou pour quoi ai-je de la gratitude?

Voilà une très belle question à se poser avant d’aller se coucher. Comme j’ai pu l’aborder dans un précédent article, être dans la gratitude est très puissant pour se sentir mieux, être plus optimiste, prendre du recul, mieux résister au stress… Je te recommande donc de te poser ces questions chaque soir :

• qui ai-je envie de remercier aujourd’hui ?
• quel est l’événement du jour pour lequel j’ai de la reconnaissance?

N’hésite pas à le noter quelque part, dans un carnet de gratitude par exemple. Encore une fois, écrire permet d’ancrer les choses et de pouvoir relire ses notes de temps en temps.

De quoi suis-je fière?

Dernière question qui est tout aussi précieuse : de quoi suis-je fière aujourd’hui? On a tellement tendance à voir le côté négatif des choses et/ou à se critiquer! Surtout si on est perfectionniste ou qu’on s’inflige un haut niveau d’exigence. Profite de quelques minutes le soir pour te féliciter, savourer telle ou telle avancée, telle ou telle petite victoire que ce soit dans le cadre professionnel ou personnel. Cela ne peut que te mettre dans un bon état d’esprit et renforcer ta confiance et ton estime de soi.

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En conclusion :

La nature des questions que l’on se pose est primordiale car cela :

• conditionne notre posture, notre état d’esprit,
• joue sur la nature de nos réponses,
• et par ricochet, impacte notre efficacité.

Par conséquent, je ne peux que t’inviter à jalonner tes journées de bonnes questions, si cela n’est pas déjà une de tes habitudes, et à prêter attention à leur nature. N’hésite pas à mettre en pratique dès ce soir ou demain l’interrogation qui te parle le plus!

Et dis-moi en commentaire ce que tu en penses. Je serais ravie de te lire!

Enfin, si tu souhaites aller plus loin, j’ai effectué un webinaire sur les 6 erreurs qui plombent ta productivité et comment les vaincre pour devenir une femme à succès.  Tu peux le voir en replay via le lien suivant : “lien pour voir le replay du webinaire”.

Sur ce, à très bientôt.

Delphine