0verdose de mails : 3 grandes actions pour y remédier

Quand on revient de vacances, la bonne nouvelle est qu’on est fraîchement reposé. La mauvaise est que, généralement, notre boîte mails déborde ! Et là, le marathon recommence ! Je me souviens du temps où j’étais salariée et où je consultais mes mails pro un peu avant la reprise, tant je redoutais ce tsunami.

Mais les mails ne nous submergent pas uniquement à notre retour de vacances. Ils nous polluent tous les jours ! Personnellement, j’avais l’impression d’une course contre la montre ou d’être un hamster dans sa roue. Un de supprimé – dix d’arrivés ! J’avais aussi ce sentiment de jongler en permanence entre mes mails et le dossier du moment que j’avais à traiter.

En France, ce sont tout de même 1.4 milliards de mails envoyés par jour en 2020. J’aurais bien aimé trouver le nombre de mails professionnels reçus en moyenne par jour et par personne mais je n’ai pas trouvé ce chiffre.

En tout cas, le fait est que, s’ils ne sont pas bien gérés, les mails constituent un véritable poison quotidien avec plusieurs effets néfastes ! Dans cet article, nous allons voir quels sont ces méfaits et surtout, comment y faire face.

Les méfaits d’une mauvaise gestion de ses mails :

En voici une liste mais qui n’est certainement pas exhaustive :

• Stress quotidien avec la peur de louper une information importante, ou d’avoir encore une urgence à traiter alors qu’on est déjà sous l’eau. Or, le stress chronique est délétère pour l’organisme.

• Charge mentale, infobésité (trop plein d’informations),

• Source d’interruption via la notification lorsqu’un mail arrive et via le fait de le consulter. On est d’accord que les mails ne sont généralement pas notre seule source d’interruption, mais ils en sont une tout de même ! Or on sait que s’interrompre nous fait perdre le fil, nous demande du temps et de l’énergie pour se replonger dans notre travail du moment,

• Sentiment d’échec permanent par rapport au fait d’en venir à bout et ce, quasiment tous les jours.

• Source de confusion du fait que les sujets peuvent être très différents d’un mail à l’autre. Cela nous demande de passer sans cesse du coq à l’âne et provoque de la fatigue mentale.

• Tous les mails ne sont pas du même niveau, ni d’urgence, ni d’importance. Or, on peut avoir tendance à tous les traiter de la même manière. Par exemple, répondre tout de suite à un message même s’il n’est absolument pas urgent. Pour les personnes qui ont du mal à prioriser, cela n’aide pas à faire le tri entre l’urgent, l’important, le non urgent et le non important.

• Quand il s’agit de mails « conversationnels » où toutes les personnes donnent leur avis, notre niveau de concentration est particulièrement sollicité pour suivre le fil. Là encore, ça peut provoquer de la fatigue.

Pourquoi est-ce si dur de ne pas regarder nos mails ?

Cela vient sans doute de ce qu’on appelle le FOMO = Fear Of Missing Out. Autrement dit, la peur de rater quelque chose, en particulier une information importante ou un scoop. Du coup, on préfère être interrompu souvent, plutôt que de passer à côté de quelque chose.

Ensuite, comme je le disais plus haut, difficile de ne pas répondre dans l’immédiat. Pourquoi ? Les raisons peuvent être nombreuses et différentes selon le destinataire :

• envie d’aider la personne qui nous pose une question,
• volonté de prendre part aux discussions et de ne pas être la dernière personne à donner son avis,
• vouloir soigner son image, faire bonne impression, démontrer notre réactivité qui peut sous-entendre qu’on est organisé et non pas dépassé par la vague quotidienne de mails…
• peur d’oublier si on ne répond pas tout de suite.

Du temps où j’étais salariée et jusqu’à ce que je comprenne l’importance de bien gérer mes mails, j’étais dans le syndrome de la réactivité. En même temps, j’évoluais dans un environnement où j’étais clairement « invitée » à répondre aussi vite que possible. Alors, en tant que « bonne élève », je gardais ma boîte mails ouverte, prête à dégainer mes réponses.

Le FOMO est relié à la peur de manquer un événement ou une information intéressante, associée à l’idée que les autres mènent une vie bien plus palpitante. À cela s’ajoute l’irrésistible envie de rester connecté avec les autres sur le net afin de savoir ce qu’ils font.

Comment faire pour remédier aux problèmes causés par les mails ?

Voici 3 grandes actions que je te propose de mettre en place et qui vont te permettre de résoudre les différents méfaits évoqués précédemment :

1ère action – Arrêter les interruptions :

Pour cela, on supprime les notifications sonores et /ou visuelles. En somme, « pas de bras, pas de chocolat ». 0n arrête les tentations !

Pour aller un cran plus loin, on ferme carrément sa boîte, et on se prévoit des plages de consultation de 20 à 60 minutes par exemple selon le besoin de chacun. Alors là, je sais que cela peut te paraître impossible à faire mais rien ne t’empêche de tester sur quelques jours.

Je recommande de te « sevrer » progressivement. Par exemple, prévoir 6 plages de consultation au début (3 le matin et 3 l’après-midi) pour arriver à 3 plages par jour : une le matin, une le midi et une le soir. Si tu peux ne consulter qu’une fois dans la journée, c’est encore mieux !

Comme tu ne vas plus pouvoir répondre du tac au tac aux mails qui tombent, cela va avoir un autre bénéfice : être potentiellement moins sollicité par les personnes qui aiment avoir des réponses ultra rapides. Elles finiront par se tourner vers ceux qui n’ont pas lu cet article et qui restent connectés en permanence à leurs mails ;).

2^ème action – Gérer ses mails selon l’urgence et l’importance du sujet :

Lors de nos plages de consultation, voici les choix qui s’offrent à toi :

Si urgent : tu traites tout de suite. Ne pas oublier que le téléphone est le meilleur moyen de communication pour résoudre une urgence.

Si répondre prend moins de 2 minutes : tu traites aussi tout de suite.

Si important mais pas urgent :

• Autant que possible, fais une courte réponse à ton interlocuteur pour lui signifier que tu as vu sa demande (ça évite de te recevoir des mails de relance) et pour lui dire quand tu lui donnes la réponse.
• Puis inscris dans ta todo list le fait de traiter le mail et/ou planifie de suite une plage horaire dans ton agenda au cours de laquelle tu traiteras la demande.

Si pas important et pas urgent : soit tu archives, soit tu supprimes. Ainsi, tu désencombres visuellement ta boîte, ce qui fait du bien moralement parlant. Si c’est une newsletter ou une pub, tu te désabonnes puisque ce n’est pas dans la catégorie « important ».

3^ème action – Astuces complémentaires pour gagner encore plus de temps :

• Écrire des mails les plus courts possibles. De même, faire des réponses succinctes.
• Ne pas écrire son texte mais le dicter, ce qui est généralement possible sur n’importe quel smartphone. Le must est d’envoyer carrément un message vocal par SMS.
• Avoir une signature automatique. Quand on envoie 20 à 30 mails par jour, ce sont autant de mots en moins à écrire et de minutes de gagnées !

Pour t’aider, voici un petit récapitulatif en image que tu peux garder en pense-bête :

Faut-il regrouper ou séparer ses différentes boîtes mails ?

Certains préconisent de tout regrouper, entre le perso et le pro. Ma vision des choses est plutôt de les séparer pour les raisons suivantes :

• Ne pas tout mélanger et éviter de sauter encore plus du coq à l’âne.
• Ne pas se retrouver à lire des mails pro tard le soir ou pendant le week-end et ainsi mieux déconnecter.

Ensuite, je recommande d’avoir une boite mails supplémentaire dédiée à recevoir toutes les newsletters qu’on aime bien lire mais qui n’ont pas un caractère urgent. Personnellement, j’ai une boîte spéciale pour cela que je n’ouvre qu’une fois par semaine. Ainsi, je suis moins polluée sur ma boîte principale.

En conclusion sur la problématique des mails :

Tu l’auras compris, bien gérer ses mails est important pour qui veut être efficace et zen. Malheureusement, c’est rarement quelque chose qu’on nous apprend à faire et je dirais même que parfois, nous sommes incités à faire le contraire de ce qui relève finalement du bon sens.

J’espère que parmi mes différentes propositions, certaines auront fait écho en toi. Le plus dur est sans doute de lutter contre ce fameux FOMO et de dépasser l’image qu’on pense renvoyer quand on ne répond pas du tac au tac à nos interlocuteurs.

N’hésite pas à me dire ce que tu en penses en commentaire, comment tu vis aujourd’hui l’afflux de mails et l’action qui te parle le plus.

Enfin, si tu veux aller plus loin, je te propose de bénéficier de mon diagnostic sur ta gestion du temps. Cela va te permettre :

• d’avoir un état des lieux de ce qui pénalise actuellement ta productivité
• et de connaître les leviers à actionner en priorité pour booster ta gestion du temps.

Mon diagnostic est offert et sans engagement. Pour cela, il te suffit de réserver un créneau dans mon Calendly.

Sur ce, à très bientôt ;).

Delphine

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Crédit photos : Andréa Piacquadio – Torsten Dettlaff – Kindel Media